Bürokauffrau Ausbildung: Dauer, Kosten & Voraussetzung

Wer bildet Bürokaufleute aus?

Die Bürokauffrau Ausbildung findet dual statt, so dass du abwechselnd in einer Berufsschule und in einem Ausbildungsbetrieb ausgebildet wirst. Die Berufsschule kannst du dir frei aussuchen. Ausbildungsbetriebe, die Azubis beschäftigen, findest du in vielen Bereichen der Wirtschaft, beispielsweise in Energiekonzernen, im Einzelhandel oder in Verwaltungsabteilungen großer Unternehmen. Du kannst also mitentscheiden, wer dich auf dem Weg zum Kaufmann für Büromanagement begleiten soll.

Was ist bei der Bewerbung als Auszubildender wichtig?

Du bewirbst dich zunächst in schriftlicher Form bei der Berufsschule und bei deinem gewünschten Ausbildungsbetrieb. Achte stets auf die Vollständigkeit deiner Bewerbungsunterlagen. Hast du dein Abschlusszeugnis beigefügt, ist dein Lebenslauf aktuell?

© Ivan Samkov; Pexels

Besonders wenn es um die Bewerbung beim Ausbildungsbetrieb geht, solltest du dein Glück nicht auf eine Karte setzen. Bewirb dich am besten bei mehreren Unternehmen, denn wenn du es bei einem belässt und eine Absage bekommst, musst du bis zum nächsten Ausbildungsbeginn warten.

Hast du mit deiner schriftlichen Bewerbung überzeugt und wurdest zum Vorstellungsgespräch eingeladen? Dann achte beim persönlichen Gespräch darauf, dass du deine Stärken in den Vordergrund bringst und Interesse an der Arbeit in dem jeweiligen Unternehmen zeigst. Der erste Eindruck zählt!

Wie lange dauert die Bürokauffrau Ausbildung?

Die Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement ist staatlich anerkannt und folgt daher den festgeschriebenen Richtlinien, die besagen, dass die Ausbildungszeit in der Regel 3 Jahre beträgt. Allerdings kann die Ausbildungsdauer variieren, je nachdem, welchen Schulabschluss der Auszubildende vorweisen kann. Mit einem Realschulabschluss kannst du mit der regulären Ausbildungszeit von 3 Jahren rechnen. Solltest du aber die Hochschul– oder Fachhochschulreife erreicht haben, ist es möglich, die Bürokauffrau Ausbildung auf 2 bis 2,5 Jahre zu verkürzen.

Wie viel kostet die Bürokauffrau Ausbildung?

Als Azubi für Büromanagement kommen keine Ausbildungskosten auf dich zu. Die Ausbildung ist staatlich anerkannt und dual aufgebaut, so dass du sogar schon während deiner Zeit als Azubi mit einer Ausbildungsvergütung rechnen kannst. Da für die Berufsschule eventuelle Kosten für Lehrmaterialien wie Bücher und Bürozubehör anfallen können, solltest du ein gewisses Budget für diese Ausgaben einplanen.

Wie viel verdienen Bürokauffrauen und –männer in der Ausbildung?

Die Ausbildungsvergütung für Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann Azubis ist nach Ausbildungsjahren gestaffelt. Der Verdienst kann zudem zwischen den Ausbildungsbetrieben und Branchen variieren.

Das höchste Ausbildungsgehalt bekommen wahrscheinlich Auszubildende im öffentlichen Dienst, die unter einem Tarifvertrag (TVAöD) angestellt sind. Dort ist die Ausbildungsvergütung einheitlich geregelt. Vom ersten bis zum dritten Ausbildungsjahr kann das Gehalt auf bis zu 1.200 € monatlich steigen.

Je nach Branche verdienen Azubis unterschiedlich gut. Durchschnittlich kommen Bürokauffrauen und –männer in Ausbildung im dritten Jahr auf eine Vergütung von bis zu 1.000 € monatlich:

• 1. Ausbildungsjahr: ca. 890 € brutto
• 2. Ausbildungsjahr: ca. 960 € brutto
• 3. Ausbildungsjahr: ca. 1.000 € brutto

Das sind lediglich durchschnittliche Zahlen, weshalb es wichtig ist, dass du dich in deinem Ausbildungsbetrieb erkundigst.

Mit einer Mindestausbildungsvergütung von 585 € kannst du allerdings auf jeden Fall rechnen.

Welche Voraussetzungen muss ich als Bürokauffrau Azubi erfüllen?

Laut Bundesgesetz musst du weder einen speziellen Schulabschluss noch andere Qualifikationen erbringen, um dich zum Kaufmann für Büromanagement ausbilden zu lassen. Wie aber bei den meisten Ausbildungen sieht die Realität anders aus. Der Großteil der Ausbildungsplätze wird an Azubis mit Mittlerer Reife oder sogar Fachhochschul– und Hochschulreife vergeben. Ohne einen Nachweis dieser Abschlüsse wird es schwer, eine Ausbildungsstelle zu ergattern. Besonders gefordert sind Kenntnisse in den Grundfächern Mathematik, Deutsch, Wirtschaft, Englisch und Sozialkunde.

Neben der schulischen Bildung solltest du über eine gute Allgemeinbildung verfügen und dich insbesondere für wirtschaftliche Zusammenhänge interessieren.

Da der Arbeitsalltag als Bürokauffrau und Bürokaufmann größtenteils aus der Arbeit am Schreibtisch besteht, ist das Interesse an einem derartigen Bürojob essenziell. Der Computer ist dein stetiger Begleiter. Kenntnisse im Umgang mit diesem und Spaß an der Arbeit vor dem Bildschirm sind daher wichtig. Da du am PC mit verschiedensten Programmen umgehen musst, sind für das Berufsbild des Bürokaufmanns und der Bürokauffrau EDV-Kenntnisse für die elektronische Datenverarbeitung relevant. Ein gewisses technisches Know-how mitzubringen ist vorteilhaft.

Welche persönlichen Fähigkeiten sollte ich als Bürokauffrau mitbringen?

Nicht nur die allgemeinen Voraussetzungen solltest du bejahen können. Um die Bürokauffrau Ausbildung erfolgreich zu absolvieren und um auch später Erfolg im Beruf zu haben, gehören einige persönliche Eigenschaften zum Gesamtpaket dazu.

Deine Arbeit besteht zwar hauptsächlich aus Bürotätigkeiten, die du vom Schreibtisch aus erledigen kannst, doch um den gelegentlichen Kundenkontakt kommst du nicht herum. Soziale Fähigkeiten wie beispielsweise Kommunikationsstärke und Überzeugungskraft sind relevante Voraussetzungen. Bei der Arbeit mit Kunden musst du zudem zeigen, dass ein Verkaufstalent in dir schlummert, welches den Bedürfnissen der Kunden optimal nachgehen kann.

Im Zuge des Büromanagements sind Organisations– und Planungstalent sowie Zeitmanagement enorm wichtig, um bei der Bürokommunikation nicht den Überblick zu verlieren. Du solltest dafür besondere Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein an den Tag legen.

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Wo kann ich die Ausbildung zur Bürokauffrau absolvieren?

Durch die duale Auslegung der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement musst du dir eine passende Berufsschule und einen Ausbildungsbetrieb suchen. Beide sind deutschlandweit zu finden. Ob es dich in den Norden, Süden, Westen oder Osten zieht, eine Ausbildungsstelle findest du überall. Da Azubis in vielfältigen Bereichen der Wirtschaft gesucht werden, hast du eine große Auswahl an Unternehmen, die auf deine Bewerbung warten.

Welchen Abschluss habe ich nach der Bürokaufmann Ausbildung?

Seit 2014 ersetzt die Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement die klassische Bürokaufmann Ausbildung. Sie ist eine Zusammenführung der drei Ausbildungsberufe Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation. Mit der bestandenen Prüfung am Ende des dritten Ausbildungsjahres kannst du dich dann als staatlich anerkannte Kauffrau bzw. staatlich anerkannter Kaufmann für Büromanagement bezeichnen.

Weiterbildungen nach der Bürokauffrau Ausbildung

Wie in fast allen Berufen ist es auch im Büromanagement wichtig, seinen Wissensstand stetig zu aktualisieren. Um die Karriereleiter zu erklimmen und am Ball zu bleiben, sind Weiterbildungen ein Muss.

In Anpassungsfortbildungen kannst du deinen Kenntnisstand updaten und deine Arbeitsweise an die aktuellen Trends und Wandlungen anpassen. Gerade in Zeiten der Digitalisierung ist dies für ein nachhaltiges und zeitgemäßes Arbeiten relevant.

Falls du eine höhere Position anstrebst, solltest du deine Zeit in Aufstiegsfortbildungen investieren. Mit einer abgeschlossenen Ausbildung zum Bürokaufmann oder zur Bürokauffrau kannst du beispielsweise an Fortbildungen zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement oder zum Fachwirt für Projekt– und Büroorganisation teilnehmen. So setzt du den Grundstein für eine erfolgreiche Karriere in der Wirtschaft.

Wenn es dich zu höheren akademischen Abschlüssen zieht, besteht die Option, ein Studium zu absolvieren. Dies kann beispielsweise das Handelsbetriebswirtschaftsstudium oder das Industriebetriebswirtschaftsstudium sein. Mit einem Hochschulabschluss hast du noch bessere Karrierechancen und wirst mit deinem Expertenwissen gefragter sein denn je.

Warum Bürokaufmann oder Bürokauffrau werden?

Mit der Entscheidung, unter die Kaufleute zu gehen, ist dir eine sorgenfreie Zukunft sicher. Du wirst dich bei der Jobsuche nicht schwertun, denn passende Tätigkeitsfelder findest du fast überall. Der Wirtschaftssektor ist vielfältig, weshalb deine einzige Sorge sein wird, in welchen Bereich es dich ziehen soll. Solltest du nach einiger Zeit eine berufliche Abwechslung benötigen, ist ein Branchenwechsel leicht angestellt.

Schon während der Ausbildung erhältst du eine ordentliche Vergütung. Finanziell bist du somit als angehende Bürokauffrau gut aufgestellt und brauchst dir keine Zukunftssorgen zu machen. In diesem abwechslungsreichen Job kannst du zudem mit regelmäßigen Arbeitszeiten und branchenüblichen Urlaubstagen rechnen.

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst und das Büroleben dich reizt, passt die Ausbildung zum Bürokaufmann perfekt zu dir. Hast du allerdings Probleme mit langem Sitzen, bist eher handwerklich interessiert und der Kundenkontakt schreckt dich ab? Dann solltest du dich anderweitig auf dem Ausbildungsmarkt umschauen.

© Andrea Piacquadio; Pexels

Wo arbeiten Bürokaufleute?

Bürokaufleute sind in allen Bereichen der Wirtschaft zu finden. Ob als Angestellter oder in der Selbstständigkeit, jeder hat die Chance, eine Karriere als Bürokaufmann oder Bürokauffrau zu starten.

Karrierechancen findest du zum Beispiel in den folgenden Bereichen:

• Verwaltungsabteilungen von Unternehmen
• Energiekonzerne
• öffentliche Verwaltung von Verbänden
• Einzelhandel
• Finanzunternehmen
• Selbstständigkeit

Egal, in welchem Bereich eine Bürokauffrau oder ein Bürokaufmann arbeitet, ihr Arbeitsplatz befindet sich am Schreibtisch in Büroräumen, im Besprechungszimmer des Unternehmens oder am Empfang.

Wie hoch ist der Verdienst von Bürokaufleuten?

Ein allgemein gültiges Gehalt festzulegen, gestaltet sich als Bürokauffrau und –kaufmann schwierig, da der Verdienst je nach Branche und Position variieren kann. Generell hast du aber in dem Job gute Chancen auf ein ordentliches Gehalt, von dem es sich gut leben lässt.

Das Einstiegsgehalt beträgt durchschnittlich 1.800 € brutto, doch das Feld nach oben ist weit geöffnet. Meist verdienen Berufseinsteiger um die 2.000 € bis 2.800 € brutto monatlich. Solltest du nach einem Tarifvertrag arbeiten, kannst du mit einem höheren Gehalt rechnen. Mit der abgeschlossenen Bürokauffrau Ausbildung wirst du zunächst in die niedrigste tarifliche Vergütungsgruppe eingestuft, doch durch Weiterbildungen und Zusatzqualifikationen schaffst du es, schnell in der Vergütungsstufe aufzusteigen.

Eines der höchsten Gehälter lässt sich im Einzelhandel finden, wo du als Bürokauffrau oder Bürokaufmann bis zu 3.100 € brutto verdienen kannst.

Was macht man als Bürokauffrau?

Als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement arbeitest du in einer der vielzähligen wirtschaftlichen Branchen. Ob im Einzelhandel oder in einem Großkonzern, du bist für die Organisation des Büroalltags zuständig. Bei der Tätigkeit handelt es sich um einen kaufmännischen Beruf, zu dem die Aufgabenfelder der Buchführung, des Rechnungswesens und der Bürokommunikation zählen. Du stellst beispielsweise Preisberechnungen an, organisierst Besprechungen und kümmerst dich um den Schriftverkehr und die Informationsverarbeitung. Auch die Personalverwaltung gehört zu den Aufgabenfeldern eines Bürokaufmanns. Das Aufnehmen und Beurteilen von Bewerbungen ist somit ebenfalls Bestandteil deiner Arbeit.

Neben dieser schreibtischbezogenen Arbeit wirst du auch Kundenkontakt haben. Ob dies am Telefon, am Empfang oder in einem Sekretariat ist, Bürokauffrauen und Bürokaufmänner können gut mit Menschen umgehen. Dazu zählt auch, deren Bedürfnisse zu erkennen und darauf einzugehen in Form von Marketing und Öffentlichkeitsarbeit.

© Kampus Production; Pexels

Bürokauffrauen und –männer haben somit einen abwechslungsreichen Berufsalltag, der von der Arbeit am Schreibtisch dominiert wird.

Was lernt man in der Bürokauffrau Ausbildung?

So wie die meisten Ausbildungsberufe ist auch die Bürokauffrau Ausbildung dual angelegt. Der Ausbildungsalltag ist also in einen theoretischen Teil in der Berufsschule und einen praktischen Teil in deinem Ausbildungsbetrieb gegliedert.

Neben klassischen allgemeinbildenden Fächern wie Mathematik, Wirtschaft, Sozialkunde und Deutsch findest du im Lehrplan eine Vielzahl berufsspezifischer Kurse. Diese sind in Büroprozesse und Geschäftsprozesse aufgeteilt.

Zu den Büroprozessen zählen Kurse, die dich Kenntnisse aus den Bereichen Informationsverarbeitung, Arbeitsstrategien, Zeitmanagement und Datenpflege lehren. Außerdem wirst du den Umgang mit verschiedenen Tabellenkalkulationsprogrammen erlernen sowie deren Risiken.

In Kursen, die sich mit Geschäftsprozessen befassen, lernst du, wie du Preisberechnungen durchführst und die Marksituation einschätzen kannst. Mit dem Fachwissen über Märkte wirst du so lernen, die Wettbewerbssituation deines Unternehmens deuten zu können. Auch die effektive Kundengewinnung wird dir beigebracht.

Um deine Kenntnisse zu spezialisieren, kannst du dich schließlich auf zwei von zehn Schwerpunkten spezialisieren:

• Assistenz und Sekretariat
• kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Auftragssteuerung und –kontrolle
• Einkauf und Logistik
• Verwaltung und Recht
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Öffentliche Finanzwirtschaft
• Personalwirtschaft
• Marketing und Vertrieb
• kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen

Mithilfe der Wahlqualifikationen setzt du somit schon während deiner Ausbildungszeit einen fachlichen Schwerpunkt.

Egal, welchen Schwerpunkt du wählst, das Erlernen von betriebswirtschaftlichen Vorgängen und von bürowirtschaftlichem Arbeiten stehen natürlich in der Ausbildung im Vordergrund. Dabei wirst du auch Fachwissen über gesamtwirtschaftliche Zusammenhänge ansammeln und deine Kenntnisse in allgemeiner und spezieller Wirtschaftslehre vertiefen. Du lernst zudem deine Rechte und Pflichten als Azubi beziehungsweise später als Angestellter kennen.

Wie du dieses theoretische Wissen praktisch umsetzt, lernst du währenddessen in deinem Ausbildungsbetrieb. Der Lehrplan bietet durch die Kombination aus Theorie und Praxis nachhaltige Lernmöglichkeiten und bereitet dich optimal auf das Arbeitsleben als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement vor.

Aufbau der Bürokauffrau Ausbildung

Die staatlich anerkannte Bürokauffrau Ausbildung ist dual aufgebaut. Das bedeutet, dass du während deiner Ausbildungszeit abwechselnd zur Berufsschule gehst und in deinem Ausbildungsbetrieb arbeitest. In deinen 3 Jahren als Azubi wirst du in die Welt des Büromanagements eingeführt und führst ein Berichtsheft über alles Gelernte.

Im ersten und zweiten Ausbildungsjahr widmest du dich den folgenden Inhalten:

Neben diesen Kursen steht nach dem ersten Jahr zudem die Wahl einer Wahlqualifikation an. Du kannst dich für 2 von 10 möglichen Schwerpunkten entscheiden.

Bevor du ins dritte Ausbildungsjahr starten kannst, steht eine Zwischenprüfung an, in der dein bisheriger Kenntnisstand überprüft wird. Diese wird in schriftlicher Form abgelegt. Mit dem Bestehen wird schließlich das dritte Ausbildungsjahr eingeleitet.

Das dritte Ausbildungsjahr steht ganz im Zeichen der Vertiefung deines gesammelten Fachwissens aus den ersten beiden Jahren. Dazu kommen noch weitere berufsspezifische Kurse wie Finanzierung und Projektmanagement. Du wirst zudem deinen ersten eigenen Projektstrukturplan erstellen.

Nach dem dritten Ausbildungsjahr wird die Abschlussprüfung durchgeführt, die das Ende der Bürokauffrau Ausbildung darstellt. Die Abschlussprüfung besteht aus einem schriftlichen Teil, der maximal 4 Stunden dauert, und einem praktischen Teil, der maximal 2,5 Stunden in Anspruch nimmt.

Mit Bestehen der Prüfung bist du dann staatlich anerkannte Kauffrau bzw. staatlich anerkannter Kaufmann für Büromanagement.

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